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Intervenir auprès des étudiants et en faire le suivi

Les outils d’appui à la réussite vous permettent d’effectuer un dépistage précoce des étudiants en difficulté et à risque d’abandon et de les orienter vers les ressources d’aide les plus appropriées en fonction de leur situation et des difficultés rencontrées.

Vous pouvez entrer en contact directement avec eux en leur envoyant un courriel à partir de la section Appui à la réussite. Vous pouvez également conserver les traces de vos démarches de suivi dans un journal de suivi.

Baser son intervention sur ce que l’étudiant voit

N'oubliez pas que l’étudiant est au centre de sa réussite. Vous pouvez néanmoins le guider et l'orienter vers les ressources d’aide les plus appropriées en fonction des difficultés rencontrées.

Pour ce faire, n’hésitez pas à le référer à la section du site de cours Ma réussite dans laquelle il a accès à de multiples informations et ressources.

Voici un exemple de ce que l’étudiant voit sous cette section pour un site de cours :

Envoyer un courriel à un ou plusieurs étudiants à partir du tableau sommaire

  1. Dans le menu Enseignant de votre site de cours, cliquez sur la section Appui à la réussite.
  2. Le tableau sommaire du groupe s’affiche.
  3. Pour envoyer un courriel à un seul étudiant :
    1. Survolez la colonne située à l’extrême droite du tableau pour voir s’afficher une icône de menu  propre à chaque étudiant;
    2. Cliquez sur l’icône de menu correspondant à l’étudiant auquel vous souhaitez envoyer un courriel ;
    3. Sélectionnez Envoyer un courriel.
  4. Pour envoyer un courriel commun à plusieurs étudiants:

    1. Cochez les cases correspondant aux étudiants auxquels vous souhaitez envoyer un courriel;
    2. Cliquez sur l’icône de menu  située dans le coin supérieur droit du tableau;
    3. Sélectionnez Envoyer un courriel.

Vous souhaitez envoyer un courriel commun à tous les étudiants du groupe?

  1. La fenêtre Envoi de courriel s’ouvre.
    Remplissez les champs, puis cliquez sur Envoyer.

    A. DestinatairesCorrespond à l’ensemble des étudiants ciblés.
    B. ObjetIndiquez le titre du courriel.
    C. Lier un fichier

    Cliquez sur cette option si vous souhaitez lier un fichier joint au courriel.

    1. Cliquez sur Lier un fichier.
    2. Cliquez sur Choisissez un fichier.
    1. Sélectionnez le fichier à lier.
    2. Cliquez sur Ouvrir
      Le fichier s’ajoute dans la zone Fichiers liés, sous l’objet du courriel.
    3. Au besoin, cliquez sur le lien Ajouter un autre fichier pour lier un fichier supplémentaire.
    D. Zone de texteInscrivez le contenu du courriel dans cette zone.
    E. Option Recevoir une copie du courrielCochez cette option si vous souhaitez recevoir une copie du courriel envoyé aux étudiants ciblés.
    F. Option Inclure les coordonnées du ou des destinatairesCochez cette option si vous souhaitez que les coordonnées des étudiants (noms et adresses courriel) s’affichent dans la copie du courriel que vous recevrez.

Envoyer un courriel à un étudiant à partir de sa fiche individuelle

  1. À partir du tableau sommaire du groupe, cliquez sur le nom d’un étudiant.
  2. La fiche de réussite de cet étudiant s’affiche.
  3. Cliquez sur Envoyer un courriel afin de communiquer avec l’étudiant.
    Veuillez noter que le bouton portant ce même libellé, situé dans la partie inférieure de la fiche de l’étudiant, vous permet d’arriver au même résultat.
  4. La fenêtre Envoi de courriel s’ouvre.
    Remplissez les champs, puis cliquez sur Envoyer.

    A. DestinataireCorrespond à l’étudiant ciblé.
    B. ObjetIndiquez le titre du courriel.
    C. Lier un fichier

    Cliquez sur cette option si vous souhaitez lier un fichier joint au courriel.

    1. Cliquez sur Lier un fichier.
    2. Cliquez sur Choisissez un fichier.
    1. Sélectionnez le fichier à lier.
    2. Cliquez sur Ouvrir
      Le fichier s’ajoute dans la zone Fichiers liés, sous l’objet du courriel.
    3. Au besoin, cliquez sur le lien Ajouter un autre fichier pour lier un fichier supplémentaire.
    D. Zone de texteInscrivez le contenu du courriel dans cette zone.
    E. Option Recevoir une copie du courrielCochez cette option si vous souhaitez recevoir une copie du courriel envoyé à l’étudiant.
    F. Option Inclure les coordonnées du ou des destinatairesCochez cette option si vous souhaitez que les coordonnées de l’étudiant (nom et adresse courriel) s’affichent dans la copie du courriel que vous recevrez.

Utiliser le journal de suivi d’un étudiant

Information
Au bas de la fiche de l’étudiant, vous trouverez le journal de suivi. Il s’agit d’un outil visant à conserver les traces des démarches de suivi effectuées auprès d’un étudiant en ce qui a trait à sa réussite liée à votre cours.

Les commentaires peuvent être privés (visibles seulement par vous) ou encore partagés avec les autres enseignants rattachés au site de cours (s’il y a lieu) et/ou avec la direction de programme. Chacun des éléments ajoutés au journal de suivi est conservé dans le système tout au long des études de l’étudiant.

Notez que les étudiants n’ont pas accès au journal de suivi.

  1. Dans le menu Enseignant de votre site de cours, cliquez sur la section Appui à la réussite.
  2. Le tableau sommaire du groupe s’affiche.
  3. Pour saisir un commentaire au journal de suivi d’un étudiant à partir du tableau sommaire :
    1. Survolez la colonne située à l’extrême droite du tableau pour voir s’afficher une icône de menu  propre à chaque étudiant;
    2. Cliquez sur l’icône de menu  correspondant à l’étudiant ciblé ;
    3. Sélectionnez Saisir un commentaire.
  4. Pour saisir un commentaire au journal de suivi d’un étudiant à partir de sa fiche individuelle :

    1. Cliquez sur le nom de l’étudiant ciblé;
    2. La fiche de réussite de cet étudiant s’affiche;
    3. Au bas de la fiche, sous la section Journal de suivi, cliquez sur Saisir un commentaire.
  5. Inscrivez le commentaire que vous désirez joindre au journal de suivi.

  6. Cochez les cases souhaitées afin de permettre à d’autres utilisateurs de voir ce commentaire.

  7. Cliquez sur Ok.
    Le commentaire saisi s’affiche chronologiquement au-dessus des autres.

    Information
    Des courriels automatisés sont envoyés aux étudiants afin de les informer de l’existence des outils d’appui à la réussite et de les inciter à consulter des ressources d’aide. Lorsqu’un courriel automatisé est envoyé à un étudiant, un résumé de son contenu est inscrit dans le journal de suivi de cet étudiant.

    Les courriels automatisés sont envoyés aux moments suivants :
    • À la fin de la 2e semaine de cours, un courriel est envoyé à tous les étudiants afin de leur faire connaître les outils d’appui à la réussite et de les inviter à la consulter. Ce courriel est envoyé une seule fois à l’étudiant lors son parcours à l’Université Laval.
    • Au retour de la semaine de lecture, un courriel est envoyé à tous les étudiants qui ont accumulé au moins 30 % de résultats (publiés) dans un cours et dont l’indicateur de résultats est rouge.