Effectuer une réservation récurrente pour un espace locatif selon des critères
- Spécifier les besoins liés à la réservation
- Consulter les salles disponibles par heure
- Soumettre une demande de réservation
Spécifier les besoins liés à la réservation
- Accédez à la page d’accueil du Module de réservation des locaux liée à votre compte.
- Cliquez sur
Trouver une salle
sous la sectionDemandes de réservations
.InformationLa réservation de salles est disponible en deux modes :
- Approbation : Demande de réservation qui sera soumise à une approbation.
- Libre-service : Demande de réservation avec confirmation immédiate.
L’option
Trouver une salle
sousDemandes de réservations
donne accès à l’ensemble des salles partagées du campus, qu’elles soient en approbation ou en libre-service.Si vous souhaitez limiter votre recherche uniquement aux salles en libre-service, utilisez plutôt l’option
Trouver une salle
sousLibre-service
. - La page Trouver une salle s’affiche.
Spécifiez vos différents critères de recherche.A. Type de demande Sélectionnez la raison pour laquelle vous souhaitez réserver une salle. Cela aura un impact sur le type de salle proposé. B. Emplacement Sélectionnez le pavillon dans lequel vous souhaitez réserver une salle.
Il est à noter que le choix des emplacements proposé dépend des accès qui vous ont été octroyés selon votre IDUL et votre rattachement à une unité.C. Critères additionnels Cochez la case
Utiliser des critères additionnels
afin d’avoir accès à des critères plus restrictifs :- Types de salles;
- Niveaux d’étages;
- Secteurs;
- Caractéristiques (besoins matériels);
- Types de configurations (disposition des tables);
- Capacité minimale (nombre de personnes);
- Superficie minimale (critère non disponible actuellement).
D. Durée Sélectionnez la durée désirée de la réservation de la salle. E. Entre Déterminez un intervalle d’heure acceptable à l’intérieur duquel il est possible d’inclure la durée spécifiée. F. Réservation récurrente Cochez la case
Réservation récurrente
afin de réserver une même salle à plusieurs occurrences.- Sélectionnez le type de récurrence (journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel) souhaité, puis déterminez les paramètres associés.
- Inscrivez la date de début liée à votre besoin de réservation de salle.
- Sélectionnez ensuite le nombre d’occurrence total souhaité ou la date de fin liée à votre besoin de réservation de salle.
G. Afficher les occurrences Cliquez sur Afficher les occurrences
afin de gérer séparément les dates spécifiques liées au type de récurrence sélectionné. Il vous est possible d’ignorer une occurrence ou d’en modifier la date. - Une fois vos besoins spécifiés, cliquez sur
Vérifier la disponibilité
.
Consulter les salles disponibles par heure
- Les salles disponibles selon les critères spécifiés sont regroupées, selon le cas, en une ou deux catégories :
- Salles disponibles nécessitant une approbation.
- Salles libre-service disponibles.
Déployez la catégorie souhaitée afin d’obtenir la liste des heures pour laquelle des salles sont disponibles.
Mise en garde
Si aucune salle n’est disponible, essayez de modifier certains de vos critères de recherche.- Déployez l’heure souhaitée afin d’obtenir la liste des salles disponibles pour la durée et la récurrence spécifiées dans vos critères de recherche.
- Au besoin, vous pouvez :
- Cliquer sur
Détail
afin de voir une photo des lieux et de consulter certains renseignements. - Cliquer sur une des icônes de calendrier situées dans la colonne à l’extrême droite afin de consulter les différentes disponibilités de la salle par heure, jour, semaine, mois ou année.
Conseil
La demande de réservation d’une salle se fait à partir du tableau des résultats de recherche. Pour revenir aux résultats de recherche, cliquez sur le bouton précédent de votre navigateur Web ou utilisez le fil d’Ariane. - Cliquer sur
Soumettre une demande de réservation
- Lorsque vous avez choisi la salle à réserver, cliquez sur la rangée de la salle ciblée.Mise en garde
Portez attention à cliquer sur une zone inactive de la rangée et non surDétail
ou sur une icône de calendrier. - Un message de confirmation d’action s’affiche.
Cliquez surContinuer
. - La page Confirmation de la demande s’affiche.
Complétez les informations requises, y compris une brève description de votre utilisation de la salle.
Cliquez surSoumettre
.Information
Certaines salles permettent différentes configurations. Dans ces cas, une liste déroulanteConfiguration de la salle
est disponible sous la section Renseignements sur l’emplacement. Vous pouvez ainsi choisir la disposition souhaitée, par exemple, les tables disposées en carré ouvert. - Un message de confirmation d’action s’affiche.
Cliquez surOk
.Information
Il est à noter que pour les réservations en libre-service, il vous est proposé deconfirmer la réservation
directement au lieu desoumettre la demande
. - Le message de confirmation final s’affiche, incluant le numéro de la demande soumise.
Cliquez surOk
. - Vous êtes redirigé automatiquement vers la page Mes réservations.
La demande de réservation soumise est identifiée par le numéro de la demande.InformationVoici la signification des icônes du tableau de réservations :
Votre demande est soumise, mais vous êtes en attente d’une approbation.
Votre réservation a été approuvée.
Votre réservation a été déclinée par l’approbateur.
Votre réservation a été annulée par vous-même.
Votre réservation possède plusieurs occurrences.
- Cliquez sur l’icône de récurrence
afin de valider les paramètres des diverses occurrences.
- Après un délai, un courriel est acheminé à votre adresse courriel institutionnelle afin de vous informer de l’état de votre réservation.
NB. L’icône sous la page Mes réservations s’ajuste à l’état désigné.InformationIl est à noter que les réservations en libre-service sont immédiatement marquées de l’icône d’approbation
sous la page Mes réservations. Aucun délai n’est nécessaire.