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Foire aux questions

Délégués

À l’exception des chargés de cours en période d’essai dont tous les cours doivent faire l’objet d’une appréciation (SCCCPUL, art.17.02), le choix des cours qui seront appréciés chaque session est sous la responsabilité de la direction de l’unité.

Si aucun critère de sélection des cours n’est précisé pour une unité, la direction de celle-ci est invitée à suivre ceux suggérés par les  Dispositions relatives à l’évaluation de l’enseignement.

Seront appréciés avec une attention particulière :

  • Toute nouvelle activité de formation ou toute activité existante donnée selon une nouvelle formule pédagogique;
  • Toute activité de formation donnée pour la première fois par un professeur ou un chargé de cours;
  • Toute activité de formation dont la dernière évaluation, de l'avis du responsable autorisé, a révélé des difficultés.

Deux raisons peuvent expliquer qu’un cours soit absent de la liste des cours offerts dans le SEVE :

  1. Il n’y a aucun enseignant associé au cours dans Banner. 
    Dans ce cas, vous devez contacter l’agent de la gestion des études de votre unité pour y faire inscrire l’enseignant. Une fois la base de données de Banner mise à jour (tous les jours à 12h), le cours apparait dans le système d’évaluation de l’enseignement (SEVE) et peut être sélectionné pour être apprécié par les étudiants.
  2. Il n’y a aucun étudiant inscrit au cours.
    Il n’est pas possible d’apprécier un cours où aucun étudiant n’est inscrit. 

Il est recommandé de procéder à l’appréciation des cours le plus près possible de la fin de la session ou au plus tôt à partir de la 12e semaine. Plus l’appréciation est réalisée près de la fin de l’activité, plus les réponses reflèteront l’expérience des étudiants pour l’ensemble de la prestation de l’enseignant(e).

Appréciation par Internet (Web)
Il est suggéré que le questionnaire d’appréciation en ligne soit accessible au moins pendant trois semaines incluant la semaine suivant la fin du semestre, de façon à permettre aux étudiants qui le désirent de remplir l’appréciation une fois la session terminée.

Appréciation en format papier
Il est préférable d’administrer les appréciations en format papier pendant la première partie de la séance de cours, soit au début ou avant la pause. De plus, il n’est pas recommandé d’en tenir une au même moment que l’examen de fin de session. Le stress occasionné par cette évaluation ou des émotions négatives liées à la réception de résultats d’examens ou de travaux antérieurs peuvent affecter l’opinion des étudiants.

 

Votre message doit :

  • être court et invitant ;
  • inciter les étudiants à répondre au questionnaire,
  • informer des dates durant lesquelles le questionnaire sera accessible par Internet (Web),
  • informer les étudiants de tout autre sujet connexe à l’appréciation des cours (s’il y a lieu).

C’est aussi dans ce message que doit être transmise l’adresse permettant aux étudiants d’accéder au questionnaire par Internet (Web) : https://oraweb.ulaval.ca/pls/eve/evaluation_enseignement

Au besoin, consulter la page Exemple de courriel.

De façon générale, l’appréciation des cours en ligne dure trois semaines. Nous suggérons d’envoyer un premier courriel de rappel six jours après le début de l’appréciation, et un deuxième courriel trois jours avant la fin

Tant que la période d’appréciation n’est pas terminée et que les données n’ont pas été transférées, il est possible de changer vous-même la date de fin de l’appréciation.

Si la période d’appréciation d’un cours est terminée, mais que les données n’ont pas été transférées, il est possible d’en prolonger la durée en contactant l’équipe de soutien du Bureau de soutien à l’enseignement à l’adresse aide@bse.ulaval.ca.

Si les données ont déjà été transférées, il devient impossible de prolonger la période d’appréciation.

Il est recommandé que l’enseignant n’intervienne pas dans le processus d’évaluation de son cours. Pour augmenter le taux de participation et la validité des réponses obtenues, il est suggéré que l’enseignant quitte la salle de classe lors de la période allouée à l’appréciation de son cours.

La direction de l’unité a la responsabilité de nommer une ou des personnes responsables de la passation des questionnaires d’appréciation des cours. Cette personne ne doit pas être partie prenante de l’appréciation (p.ex. : l’enseignant lui-même, un enseignant invité, l’auxiliaire d’enseignement, etc.).

La collaboration d’étudiants d’un autre cycle d’études ou des membres de l’association étudiante peuvent être sollicités pour s’acquitter de cette tâche. Ces étudiants peuvent agir en tant que bénévoles, ou être rémunérés. Dans ce cas précis, ils devront être engagés à titre d’auxiliaires administratifs.

Cette tâche peut aussi être attribuée au personnel de soutien de l’unité, à un conseiller en formation ou à un directeur exécutif. Peu importe à qui incombe cette responsabilité, le choix de la personne doit reposer sur l’assurance que les conditions d’administration des questionnaires seront favorables à l’appréciation du cours et qu’elles permettront d’assurer l’anonymat des répondants, ainsi que la confidentialité des réponses. 

  • Récupérer l’enveloppe scellée contenant le matériel requis pour l’appréciation auprès de la direction de l’unité ;
  • Se présenter au local du cours au moment qui a été convenu par le directeur de l’unité ;
  • Rappeler à l’enseignant qu’il doit quitter la classe au moment de l’appréciation ;
  • Distribuer le matériel (questionnaire, feuille-réponse, feuille pour inscrire des commentaires, crayons) ;
  • Expliquer le but de l’appréciation du cours en fin d’activité de formation ;
  • Demander aux étudiants de répondre individuellement et en silence ;
  • Rappeler les directives pour remplir l’appréciation de façon conforme (cocher 1 seul choix de réponse par énoncé, attribuer la réponse au numéro correspondant à l’item du questionnaire, utiliser les feuilles mises à leur disposition pour écrire leurs commentaires qualitatifs, etc.) ;
  • Indiquer aux étudiants que leurs commentaires doivent être formulés de façon constructive, écrits lisiblement (au plomb ou au stylo), qu’ils doivent être signés (lisiblement) et datés si ces derniers veulent qu’ils soient joints au rapport d’appréciation ;
  • Récupérer le matériel, le ranger dans l’enveloppe prévue à cette fin ;
  • Sceller l’enveloppe ;
  • Rapporter l’enveloppe à la direction de département et la remettre à la personne responsable des appréciations de cours, idéalement en main propre.

Une des meilleures façons d’encourager les étudiants à remplir les appréciations de cours est que les enseignants valorisent eux-mêmes le processus d’appréciation et les réponses qui en découlent. En effet, les étudiants ont besoin de voir les effets concrets de leurs commentaires, de sentir que leur contribution à l’appréciation des cours a des retombées positives sur la qualité de leur formation.

L’implication de la direction de l’unité au processus d’appréciation de l’enseignement est également un incitatif important. Par exemple, celle-ci peut publiciser la période d’appréciation de cours par l’utilisation d’affiches promotionnelles, réaliser une vidéo de promotion ou de témoignage sur le sujet, mettre à la disposition des étudiants des laboratoires informatiques leur permettant de remplir les appréciations en ligne, etc. En démontrant que la direction prend au sérieux les résultats des appréciations et les utilise pour améliorer la qualité de l’enseignement et de ses programmes d’études, cela encourage les étudiants à y participer.

La collaboration de l’association étudiante ou des étudiants gradués au processus permet également aux étudiants de se sentir plus impliqués dans l’amélioration de l’enseignement de leur programme et les encourage à participer. En bref, lorsque la direction, les enseignants et les membres de l’association étudiante et les étudiants gradués s’accordent pour démontrer l’importance du processus d’appréciation des cours, cela a pour effet d’augmenter la participation de l’ensemble des étudiants au processus.  

Une personne déléguée au dossier de l’appréciation des cours par les étudiants doit prendre rendez-vous auprès de l’équipe de soutien technique du Bureau de soutien à l’enseignement (418-656-2131 poste : 14331) pour avoir accès au lecteur optique permettant la saisie des réponses. Au moment convenu, la personne devra se présenter au Pavillon de l’Est (2180 chemin Sainte-Foy, local 2137) avec l’ensemble des feuilles-réponse pour procéder à leur lecture. Les réponses lues seront ensuite transférées dans le SEVE par l’équipe technique du BSE.

Des feuilles réponses pour un même cours peuvent être lues aussi longtemps qu’aucune donnée n’a été transférée dans le système pour la production de rapport statistique. Une fois les données transférées, il sera impossible de lire de nouvelles feuilles pour ce cours. Pour plus d’information, consulter la page Préparer les rapports statistiques.

La personne déléguée à cette tâche a le choix de photocopier les feuilles, ou de saisir les commentaires dans un logiciel de traitement de texte. Le choix privilégié est à la discrétion des unités et dépend habituellement du budget alloué à cette tâche et du temps que possède le délégué pour la faire. Si les commentaires sont saisis dans un traitement de texte, il importe d’indiquer ceux qui sont signés et datés et de conserver les copies originales avec les signatures.

Le SEVE permet de produire les rapports pour chaque activité appréciée, à condition qu’il y ait eu plus de cinq répondants. Il existe trois types de rapports différents qui peuvent être générés en fonction des besoins de la direction de l’unité : le rapport distinct, le rapport global/partiel et celui fusionné. Pour plus d’information, consulter la page Préparation de rapports statistiques.

Selon les Dispositions relatives à l’évaluation de l’enseignement, les enseignants peuvent avoir accès à leurs rapports d’appréciation et listes de commentaires au plus tôt 30 jours après la fin de la session où ils ont été évalués, ceci afin de s’assurer que les résultats finaux des étudiants ont été transmis. Ainsi, la direction de l’unité, ou la personne qu’elle a déléguée ne peuvent discuter des résultats ou remettre une copie du rapport et de la liste de commentaires aux enseignants avant ce délai.

Une fois le délai de 30 jours respecté, le BSE transmet un courriel à tous les enseignants afin de leur expliquer la procédure à suivre pour avoir accès à leurs rapports d’appréciation directement dans le SEVE. Les enseignants peuvent donc consulter, en tout temps, l’ensemble de leurs rapports d’appréciation et des listes de commentaires (pour les évaluations en ligne seulement). Malgré cela, la direction de l’unité doit quand même remettre à l’enseignant une copie des documents utilisés pour l’appréciation de son cours, soit en format électronique ou en format papier.

Selon les conventions collectives du SPUL et du SCCCUL, seuls les responsables de l’unité ont le droit de consulter les rapports d’appréciation et d’assurer un suivi auprès des enseignants. Ainsi, à moins que les enseignants concernés en aient donné l’autorisation, les directeurs exécutifs, les directeurs de programmes, de même que toute autre personne de l’unité ne peut y avoir accès.

De même, les enseignants ne peuvent pas consulter les rapports d’appréciation de leurs collègues, même ceux qui enseignent une section différente d’un même cours, ou qui enseignent conjointement une même activité.

De plus, les étudiants ne peuvent avoir accès à aucun résultat tiré des rapports d’appréciation ou des listes de commentaires. Seuls les enseignants eux-mêmes ont le droit de diffuser les résultats de leurs appréciations auprès des étudiants. Cette décision, bien que fortement encouragée, demeure à leur discrétion. 

Le dépôt des rapports d’appréciation et des listes de commentaires au dossier de l’enseignant est un acte balisé par les conventions collectives du SPUL et du SCCCUL. Il convient donc d’en respecter consciencieusement les critères :  

 SPULSCCCUL
Dépôt du rapport d’appréciation

« Le rapport d’appréciation […] est versé au dossier de la professeure ou du professeur seulement si au moins 60 % des étudiantes et étudiants du cours ont participé à l’appréciation. »

Article : 4.10.02

« Les documents relatifs à l’appréciation de cours sont versés au dossier du chargé de cours seulement si au moins soixante pour cent (60 %) des étudiants ont participé à l’appréciation du cours. »

Article 17.12
Dépôt de la liste des commentaires

« Le rapport découlant de l’appréciation de cours […] exclut les commentaires personnels et individuels écrits par les étudiantes et étudiants ainsi que toute référence à ces commentaires à moins que ces commentaires ne soient signés et datés. »

Article : 4.10.02

« Seuls les commentaires signés et datés sont joints aux résultats de l’appréciation. La signature doit être accompagnée du nom du signataire en caractères d’imprimerie. »

Article 17.09

Si les critères de dépôt des rapports d’appréciation sont satisfaits, une copie du rapport et de la liste de commentaires doit automatiquement être déposée dans le dossier de l’enseignant, à l’unité (pour les professeurs, la copie doit être au recto de la feuille seulement).

Par ailleurs, les enseignants peuvent faire déposer à leur dossier un rapport d’appréciation et une liste de commentaires, même si le taux de réponse de 60% n’est pas atteint. Pour plus d’informations au sujet de la conservation des rapports d’appréciation et des listes de commentaires, contactez les personnes suivantes : 

Professeurs
SPUL

Lynn Collin
lynn.collin@vrrh.ulaval.ca
Secrétaire de gestion
Rectorat
Rectorat-Vice-rectorat aux ressources humaines
418 656-2131 poste 5054

Chargés de cours
SCCCUL

Pauline Brousseau
pauline.brousseau@vrrh.ulaval.ca
Technicienne en administration
Rectorat
Rectorat-Vice-rectorat aux ressources humaines
418 656-2131 poste 5700

Il est suggéré aux unités de conserver les feuilles-réponse au minimum jusqu’à la fin de la session suivant celle où l’appréciation a eu lieu, et ce même pour les appréciations qui n’atteignent pas le taux de réponse de 60% recommandé. Cette pratique vise à s’assurer que tous les formulaires ont été lus, que la saisie des données s’est déroulée correctement et que les résultats qui se trouvent dans les rapports sont cohérents avec les questions posées. 

À l’UL, les conventions collectives rapportent qu’un taux de réponse de 60% est nécessaire, peu importe la taille du groupe, pour que les résultats de l’appréciation soient déposés au dossier de l’enseignant. Toutefois, cette règle ne signifie pas que les résultats des appréciations de cours présentant un taux de réponse plus petit que 60% ne sont pas valides. Ces derniers peuvent être analysés et faire l’objet d’un suivi auprès de l’enseignant, tout en tenant compte de la proportion d’étudiants ayant donné leur opinion par rapport à la taille du groupe.